טיפים שימושיים

כיצד לקיים אסיפה כללית של בעלים

Pin
Send
Share
Send
Send


בעיסוק נאלצתי להתמודד עם עשרות חברות שונות. ורובם מאוחדים על ידי בעיה ניהולית אחת - חוסר היכולת לנהל באופן יעיל ישיבות צוות. קשה להעריך את משמעותן של עצרות בחברה מודרנית. אם עובד רגיל בדרך כלל משתתף בפגישה שבועית בלבד, הגוזלת מקסימום 3-5% מזמן העבודה שלו, הרי שעבודתו של מנהל בכיר מורכבת מחמישים אחוז פגישות כוללות. אז איכותם של אירועים אלה אינה בשום אופן שאלה בטלה. מה צריך לעשות כדי שהפגישות יהיו יעילות ככל האפשר? אני מציע 12 שלבי תרגול מוכחים:

  1. ארגן פגישות בארגון שלך. קבע אילו ישיבות יתקיימו באופן קבוע והכינו לכל אחד מהכללים שלה. בתקנות, תארו את התדירות (יום השבוע, השעה) והמקום, את מגוון הנושאים שיש לפתור, רשימת המשתתפים בפגישה, תהליך ההכנה ומתכונת המסמך הסופי. תיאמו את התקנות עם המנהיגים. הכירו את המשתתפים בתקנות הרלוונטיות. צמצם את מספר הפגישות הפתאומיות. ישיבות חירום תכופות מפריעות ברצינות לעבודה הנוכחית, יוצרות עצבנות ומטשטשות את חשיבותם של אירועים שכיחים.
  2. פיתוח טופס דוח שלפיו המשתתפים יתכוננו ויתייצב. עשה הכל כדי שהדוח המודפס יוכל להתאים לגיליון A4. אין צורך לכלול את כל הנתונים הזמינים בדוח. היה קצר. ייעדו רק סוגי נתונים שימושיים באמת.
  3. לפגישה חייבת להיות מטרה. ועדיף שהמטרה הזו הייתה החלטה. תקשורת פשוטה קלה וחכמה יותר מדוא"ל.
  4. הכינו את המשתתפים לפגישה. אסור להזמין מנהלים שאין להם את המידע הדרוש לקבלת החלטה. שלח את החומרים הדרושים למשתתפי המפגש עם הערכת מצב, ממצאים ראשוניים ופתרונות מוצעים מראש. ואז, באסיפה כללית, תעבור מהר הרבה יותר לקבל החלטות (וזו המטרה של כל פגישה איכותית).
  5. בתנאי שמטרת הפגישה היא פיתוח החלטות (וזה אמור להיות כך ב- 95% מהמקרים), אל תזמינו אליה יותר מעשרה משתתפים (מקסימום 15). העובדה היא שכל קבוצה יכולה לקבל החלטות יעילות רק אם חברי הקבוצה הזו מעורבים בתהליך ומרגישים מעורבות מסוימת. אם משתתף בפגישה לא רואה הזדמנות להשפיע על קבלת ההחלטות, להשתתף בדיונים, להביע את עמדתו, אז הוא יתנהג באדישות, עם כל הופעתו, וישבר את הטון הבונה של האסיפה הכללית. לכן הרצון של המנהלים להזמין כמה שיותר אנשים לפגישה במקום תועלת יהיה מזיק. המשימה היא לקבל החלטה נכונה ומהירה ואז להוריד את ההחלטה הזו (יתכן עם פגישה נפרדת של מנהלים ומנהלים ברמה מינוס 1). הזמן רק את מי שיכול להשפיע על שיפור איכות ההחלטות.
  6. המפגש צריך להיות מוביל על ידי מנחה. הם יכולים להיות מנהיג או מנחה מנוסה. המשימה העיקרית של המנחה היא פיקוח על ציות לתקנות, איכות הדיון והתאמה לבנותיות של הדיאלוג. אם הפגישה היא באופי של סיעור מוחות, עדיף שהמנחה לא היה הבוס, שכן בנוכחותו אנשים יחששו להראות את עצמם.
  7. צמצם ככל האפשר את אורך הפגישה. עמידה בתקנות (מנחה!) תעזור לך בעניין זה. אני בעד לקיים את הפגישה השבועית בשעה אחת. יחד עם זאת אני בכל מקום מתבונן כיצד במקום שעה, 3-4 שעות או יותר מבלים על זה כל שבוע! בזבוז זמן לא מוצדק לעובדים היקרים ביותר! הפגישה צריכה להתחיל ולהסתיים בזמן.
  8. שתף אחריות. אי אפשר למנהיג (המנהיג) לנאום מבוא בעצמו, ולדבר על תוצאות העבודה, לאשר החלטות ולנהל את הדיון. מה אם כן העניין אצל אנשים אחרים בפגישה? הקצה מנחה אחראי שמכיר את משתתפי הפגישה ובקיא היטב בעסקי החברה. יתכן שמדובר בראש מחלקת משאבי אנוש (עדיף להימנע ממנחים משיווק או מכירות). תן למנהיג לשאת נאום מבוא, לתאר את התקנות, את הנושאים העיקריים למפגש זה ולתת למשתתפים הזדמנות לפנות לדבר על המפגש. לא רצוי שהמנהיג יביע תחילה את דעתו. זה מוריד את המשתתפים האחרים. אך יחד עם זאת עליו בהכרח להצביע על עמדתו בנושא הנדון.
  9. הימנע מגינוי או ענישה ציבורית של עובדים באסיפות כלליות. אפשר זמן למשימות אלה לפגישה אישית.
  10. תקן את ההסכם העיקרי. התחל את הישיבה הבאה בכדי לוודא שקיים את הסדרי הישיבה הקודמת. ורק לאחר מכן המשך לעבודה הנוכחית בפורמט.
  11. הקצה את המנחה להכין דוח על הפגישה ולשלוח אותו לכל המשתתפים בבוקר שלמחרת (כמועד האחרון).
  12. היו מתמידים! הגדרת כל תהליך לוקח זמן. מניסיון, אני יכול לומר כי פיתוח ויישום מערכת של תהליכים קבוצתיים אפקטיביים הוא קשה מאוד. זה עלול לקחת לך שישה חודשים ואפילו שנה. מנהלים יחבלו בתהליך. פעמים רבות יהיה רצון לוותר, אך אל תוותרו! הדרך לתוצאה מעולה עוברת רק בתהליך יעיל!

1. מי ומתי ניתן לכנס אסיפה כללית של בעלים?

האסיפה הכללית השנתית של בעלי הנחות בבניין דירות מתקיימת ברבעון השני, אלא אם כן אסיפת הבעלים קבעה בעבר נוהל אחר. ניתן לקיים אסיפה כללית יוצאת דופן של בעלים בכל עת. היוזם יכול להיות:

  • כל אחד מהבעלים של הבית,
  • GKU "שירותי הנדסה של מחוזות" (אם יש רכוש עירוני בבית),
  • גוף השלטון המקומי
  • ניהול ארגון (או HOA, LCD, ZhSK).

2. אילו שאלות ניתן להצביע לבעלי בניין דירות?

האסיפה הכללית של הבעלים רשאית להחליט על:

  • שחזור הבית, שיפוץ הרכוש המשותף בבניין דירות, שימוש בכספים מקרן השיפוץ, שחזור ו (או) שיפוץ הנחות המרכיבות את הרכוש המשותף בבניין הדירות,
  • בחירת שיטה להקים קרן לתיקון הון, הגדלת גודל התרומות לתיקונים גדולים, בחירת אדם המוסמך לפתוח חשבון מיוחד בבית ולבצע פעולות עם כספים בחשבון המיוחד,
  • השגת שותפות של בעלי בתים (קואופרטיב דיור, מתחם מגורים, ארגון מנהלי) באמצעות הלוואה או הלוואה לצורך שיפוץ,
  • גבולות השימוש בקרקע עליה ממוקם בניין הדירות, שיפור קרקע זו, התקנת מחסום בחצר,
  • כריתת חוזים להתקנה והפעלה של מבני פרסום, אם זה נועד להשתמש ברכוש המשותף של הבעלים בבניין דירות,
  • לבחור דרך לנהל את הבית שלך,
  • יציאה מתכנית השיפוץ,
  • תיקון שוטף של רכוש משותף בבניין דירות,
  • סיום על ידי בעלים הפועלים מטעמם על הסכמים עם ארגונים המספקים משאבים ומפעיל אזורי לטיפול בפסולת עירונית מוצקה,
  • הסכמה להעברת הנחות מגורים ללא מגורים,
  • סוגיות אחרות.

3. באילו צורות ניתן לקיים פגישה?

ניתן לקיים את האסיפה הכללית של הבעלים:

בהתאם לצורת הישיבה, תוכן הודעת הפגישה שתישלח לבעלים ונוהל ההצבעה ישתנו.

בהצבעה פנים אל פנים, הבעלים נוכחים באופן אישי בישיבה. בבעלותם בהיעדרו, זכות הבעלים לזכות להשתתף בישיבה באופן אישי וגם להצביע, לאחר שקראו את סדר היום בפגישה בהיעדר. בהצבעה נעדרת, הבעלים מעבירים את החלטותיהם לכתובת המצוינת בהודעת הישיבה.

ישיבת נפקדים מתקיימת אם לא היה בפגישה האישית מניין.

4. אילו מסמכים יש להכין לפני אסיפת הבעלים הכללית?

לקראת האסיפה הכללית של בעלי הנכסים, עליכם:

  1. הגדירו את סדר היום של האסיפה הכללית.
  2. כתוב הודעה כדי להודיע ​​לבעלים.
  3. הכינו פנקס בעלי בעלי הנחות בבניין דירות, וכן טפסים של טפסים וחומרי מידע (טופס הודעה על הפגישה, טופס החלטה לבעל המקום, טופס פרוטוקול וכן הלאה).
  4. קבע כיצד תודיע לבעלי הישיבה.

5. כיצד להודיע ​​לבעלי הישיבה?

אם מוקדם יותר באסיפה הכללית, הבעלים כבר קבעו כי ניתן להציב הודעות על פגישות חדשות בחדר המדרגות, תוכלו לעשות זאת. אך אם לא התקבלה החלטה כזו, יש לשלוח התראות בדואר רשום או למסור באופן אישי לחתימה.

יש להודיע ​​לבעלים לא יאוחר מעשרה ימים לפני מועד הפגישה. שימו לב: יהיה צורך להודיע ​​לבעלי הישיבה הן לארגון המנהל (HOA, LCD, קואופרטיב דיור) והן לוועדת הרישום האזרחי שלכם אם יש רכוש ממלכתי בבית.

כמו כן, יהיה צורך לנהל פנקס הודעות, המציין בו את נתוני הבעלים ואת מועדי הודעתם. אם אתה שולח הודעה בדואר רשום, תאריך ההודעה הוא התאריך בו נשלח המכתב. בעתיד, יש לצרף קבלות דואר לפרוטוקול ישיבת הבעלים.

אם אתם מקיימים ישיבה בהיעדר או בהיעדר, תצטרכו לצרף טפסי הצבעה עבור כל אחד מהנושאים להודעה ולציין את תאריך הסיום לאימוץ ההחלטות, כמו גם את המקום או הכתובת בה אתם צריכים להעבירם.

6. איך להצביע?

על פגישה במשרה מלאה הבעלים מתוודעים לחומרים הנושאים שהוגשו לסדר היום, דנים בנושאים אלה ומצביעים על כל אחד מהם. הצבעה בנושאים שלא נכללו קודם לסדר היום לא תהיה יעילה.

כדי להשתתף בדיון באופן אישי ולהצביע, על בעלי הנחות להיות בעלות דרכון והעתק של מסמך המאשר את הבעלות על המקום, ונציגים של בעלי המקום צריכים להיות בעלי מסמכים המאשרים את הסמכות לייצג את האינטרסים של הבעלים באסיפה הכללית. אם נציג הבעלים מצביע, לאחר מכן מצורף ייפוי כוח נוטריוני לפרוטוקול הישיבה.

ההצבעה ניתנת לביצוע הן בכתב והן במילוי הטפסים, למשל, באמצעות הרמת ידיים עם ראיות תיעודיות להחלטות הבעלים. הכללים והדרכים שלפיהם מתבצעת ההצבעה עשויים להיות מאושרים על ידי האסיפה הכללית.

מצביע ב טופס התכתבויות שנערך באותה שעה שקבעת רק בעזרת טפסים שנשלחו לבעלי הבית והודעות על הפגישה.

משרה חלקית הטופס מרמז על ההזדמנות להצביע הן בהיעדר והן בהשתתפות אישית בישיבה.

בצורות ההצבעה שמול כל סוגיה, שההחלטה עליה נדרשת מהבעלים, צריך להיות עמודות "בעד", "נגד" ו"נמנע ". על הבעלים לשים סימן מול אחת מאפשרויות התשובה. הטופס, ובהתאם לכך, הצבעת הבעלים ייחשבה כלא תקינה אם יצוינו מספר תשובות לאותה שאלה בבת אחת, אם לא יונחו תשובות לשאלות, אם לא צוין מידע על הבעלים (נציג הבעלים), אם הטופס אינו מכיל את חתימת הבעלים (נציג) .

7. כיצד לספור את קולות הבעלים?

ההחלטות בסוגיות המועמדות להצבעה מתקבלות ברוב מסך הקולות של הבעלים המשתתפים בישיבה. היוצא מן הכלל הוא מקרים בהם, למשל, הישיבה מחליטה על בחירת השיטה להקים קרן לתיקון הון, הקמת HOA ואישור של אמנתה (ההחלטה מתקבלת על ידי יותר מ- 50% מכלל הקולות של בעלי הנחות בבניין דירות). במספר מקרים אחרים, החלטה תחייב לפחות שני שלישים מסך הקולות של בעלי הנחות בבניין דירות.

ספירת ההצבעה מבוצעת על ידי ועדת הספירה, הפרוטוקול מנוסח על ידי מזכיר האסיפה הכללית של הבעלים. יש לערוך את הפרוטוקול לא יאוחר מעשרה ימים לאחר האסיפה הכללית. על פרוטוקול הישיבה להכיל:

  • תאריך ומספר הרישום של הפרוטוקול,
  • תאריך, מקום וצורת האסיפה הכללית,
  • מידע על יוזמי הפגישה,
  • סוגיות שעל סדר היום של הפגישה,
  • מידע על אנשים שהוזמנו והשתתפו בפגישה,
  • מקום (כתובת) של אחסון פרוטוקולים של אסיפות כלליות והחלטות של בעלי הנחות בבניין דירות בסוגיות שהועמדו להצבעה,
  • נספחים לפרוטוקולים של האסיפה הכללית.

פרטים נוספים על הדרישות לעריכת פרוטוקול האסיפה הכללית של הבעלים ניתן למצוא בהוראת משרד הבינוי של רוסיה.

8. מה לעשות לאחר הפגישה?

לא יאוחר מעשרה ימים לאחר האסיפה הכללית של הבעלים, יש להגיש את מקורם של ההחלטות והפרוטוקולים של האסיפה הכללית של הבעלים לארגון המנהל, לוועד השותפות של בעלי בתים, דיור או קואופרטיב דיור, קואופרטיב צרכנים אחר המתמחה, אשר שולח את המסמכים הללו למפקחת הדיור במוסקבה. בנוסף, תוך 10 יום יש להציב אותם להכרת הבעלים בחדר הנגיש לכל הבעלים ויקבע על ידי האסיפה הכללית. מסמכים מקוריים נשמרים בכתובת המגדירה גם את אסיפת הבעלים הכללית.

החלטת האסיפה הכללית של הבעלים היא חובה עבור כל בעלי הנחות בבית, ללא קשר אם הם השתתפו בישיבה או לא.

אם אינך מסכים עם ההחלטה שהתקבלה על ידי האסיפה הכללית של הבעלים בניגוד להליך שנקבע על ידי קוד הדיור של הפדרציה הרוסית (אם לא השתתפת בישיבה כזו או הצבעת נגד החלטה זו), ואם החלטה זו פוגעת בזכויותיך ובאינטרסים הלגיטימיים שלך, אתה יכול לערער על זה.

ניתן להגיש ערעור לבית המשפט תוך שישה חודשים מיום שגילית או שהיית צריך לדעת על ההחלטה. לבית המשפט, בהתחשב בכל נסיבות המקרה, הזכות לקיים את ההחלטה בערעור אם הצבעתך לא הייתה יכולה להשפיע על תוצאות ההצבעה, ההפרות שבוצעו אינן משמעותיות וההחלטה לא הייתה כרוכה באובדן.

אתה יכול לפנות גם למפקח הדיור הממלכתי של מוסקבה, שבתורו הזכות לפנות לבית המשפט עם הצהרה המצהירה על ההחלטה שהתקבלה על ידי האסיפה הכללית של הבעלים פסולה.

Pin
Send
Share
Send
Send